Zakaj večopravilnost zmanjšuje koncentracijo?

Večopravilnost zmanjšuje koncentracijo zato, ker možgani pri zahtevnih nalogah ne delajo več stvari hkrati, ampak hitro preklapljajo med njimi. Vsak preklop porabi mentalno energijo, obremeni prefrontalni korteks, poveča možnost napak in zmanjša sposobnost globoke zbranosti. Zato multitasking pogosto daje občutek produktivnosti, v resnici pa vodi v raztresenost, mentalno utrujenost, slabši spomin in počasnejše dokončanje nalog.

Možgani so najbolj učinkoviti, kadar lahko nekaj časa ostanejo pri eni nalogi. Ko nenehno preklapljamo med e-pošto, telefonom, sporočili, zavihki, pogovori in delom, se pozornost razdrobi. Prefrontalni korteks, del možganov za načrtovanje, odločanje in osredotočanje, mora vedno znova ustavljati eno nalogo, priklicati drugo in znova vzpostaviti kontekst. To ni brezplačno. Vsak preklop ima kognitivno ceno.

Zato večopravilnost ni samo slaba delovna navada, ampak tudi biološka obremenitev za možgane. Povezavo med digitalnimi prekinitvami in možgani podrobneje opisujemo v članku Kako digitalna preobremenjenost vpliva na možgane, praktične temelje boljše zbranosti pa v članku Kako izboljšati fokus in zbranost.

Kaj je večopravilnost?

Večopravilnost pomeni, da poskušamo opravljati več nalog hkrati.

V vsakdanjem življenju to pogosto pomeni:

• pisanje sporočil med delom,
• preverjanje e-pošte med učenjem,
• odgovarjanje na obvestila med sestankom,
• poslušanje videa med branjem,
• preklapljanje med več zavihki,
• delo ob stalno odprtem telefonu,
• preverjanje družbenih omrežij med nalogo,
• opravljanje več miselnih nalog hkrati.

Pri preprostih avtomatskih opravilih je nekaj hkratnega delovanja mogoče. Lahko na primer hodimo in se pogovarjamo. Težava nastane pri nalogah, ki zahtevajo zavestno pozornost, razmišljanje, odločanje, učenje ali ustvarjanje.

Pri takšnih nalogah možgani večinoma ne delajo dveh stvari hkrati. Namesto tega zelo hitro preklapljajo iz ene naloge v drugo. Ta proces imenujemo preklapljanje med nalogami.

Mit o multitaskingu

Večopravilnost pogosto deluje kot znak učinkovitosti.

Človek ima občutek, da dela več, ker se ves čas nekaj dogaja. Odgovarja na sporočila, preverja e-pošto, odpira dokumente, pregleduje informacije in hkrati poskuša opraviti glavno nalogo.

Toda občutek zaposlenosti ni enak produktivnosti.

Ko možgani preklapljajo med nalogami, izgubijo del pozornosti. Vsakič morajo znova ugotoviti, kaj je bila naloga, kje smo ostali in kaj je naslednji korak. To traja čas in porablja energijo.

Zato se lahko zgodi, da smo po uri večopravilnosti izčrpani, hkrati pa nismo opravili veliko kakovostnega dela.

Večopravilnost pogosto ustvari iluzijo napredka, ker smo stalno aktivni. V resnici pa globoko delo, razumevanje, pisanje, učenje in reševanje problemov zahtevajo osredotočeno pozornost.

Prefrontalni korteks: zakaj je preklapljanje naporno?

Prefrontalni korteks je del možganov za čelom, ki sodeluje pri koncentraciji, odločanju, načrtovanju in nadzoru impulzov.

Pri osredotočenem delu pomaga:

• izbrati glavno nalogo,
• zavreti moteče dražljaje,
• ohranjati cilj v delovnem spominu,
• sprejemati odločitve,
• povezovati informacije,
• nadzorovati impulz preverjanja telefona.

Ko delamo eno nalogo, lahko prefrontalni korteks nekaj časa ohranja pozornost v eni smeri. Ko preklapljamo med nalogami, pa mora neprestano menjati pravila, cilje in kontekst.

To je naporno, ker prefrontalni korteks porablja veliko energije. Za svoje delo potrebuje ATP, glavno energijsko molekulo možganskih celic. Če ga preveč obremenimo s stalnim preklapljanjem, se hitreje pojavi mentalna utrujenost.

Povezavo med energijo in zbranostjo podrobneje opisujemo v članku Kako pomanjkanje energije vpliva na koncentracijo.

Kaj je strošek preklapljanja?

Strošek preklapljanja pomeni izgubo časa, energije in kakovosti dela, ki nastane, ko pozornost premaknemo z ene naloge na drugo.

Ta strošek se pojavi tudi pri zelo kratkih prekinitvah.

Na primer:

• pišemo besedilo,
• zazvoni obvestilo,
• pogledamo telefon,
• preberemo sporočilo,
• se vrnemo k besedilu,
• nekaj trenutkov iščemo, kje smo ostali.

Ta vrnitev se zdi majhna, vendar se čez dan sešteva. Če se to zgodi desetkrat, dvajsetkrat ali petdesetkrat, možgani velik del energije porabijo za vračanje k nalogi, ne za samo nalogo.

Zato večopravilnost pogosto vodi v občutek, da smo ves dan delali, a nismo prišli do pravega zaključka.

Ostanek pozornosti: zakaj se težko vrnemo k nalogi?

Ko preklopimo z ene naloge na drugo, del pozornosti pogosto ostane pri prejšnji nalogi.

Temu lahko rečemo ostanek pozornosti.

Če med pisanjem članka pogledamo e-pošto, se del misli še vedno ukvarja z odgovorom, rokom, sporočilom ali novo informacijo. Ko se vrnemo k pisanju, nismo več popolnoma v isti miselni globini.

To pomeni, da naslednja naloga dobi manj čiste pozornosti.

Ostanek pozornosti je eden glavnih razlogov, zakaj so digitalne prekinitve tako škodljive za fokus. Niso problem samo tiste sekunde, ko pogledamo telefon. Problem je tudi čas po prekinitvi, ko se možgani še vedno vračajo v prejšnje stanje zbranosti.

Večopravilnost zmanjšuje delovni spomin

Delovni spomin je sposobnost, da v mislih začasno držimo informacije, ki jih trenutno uporabljamo.

Potrebujemo ga pri:

• branju,
• pisanju,
• učenju,
• reševanju problemov,
• računanju,
• načrtovanju,
• razumevanju pogovora,
• odločanju.

Večopravilnost delovni spomin hitro obremeni, ker mora hraniti informacije iz več nalog hkrati. Ko se naloge mešajo, se poveča možnost, da nekaj pozabimo, zamenjamo ali spregledamo.

Zato pri multitaskingu pogosto pride do napak, kot so:

• pozabimo, kaj smo hoteli narediti,
• zgrešimo pomembno podrobnost,
• narobe razumemo navodilo,
• pozabimo odgovoriti,
• dvakrat preverjamo isto stvar,
• izgubimo rdečo nit.

Povezavo med stresom, kortizolom in spominom podrobneje opisujemo v članku Kako kortizol vpliva na spomin.

Zakaj večopravilnost poveča napake?

Večopravilnost poveča napake, ker možgani med preklapljanjem izgubijo del konteksta.

Ko delamo eno nalogo, možgani držijo v ospredju pravila te naloge. Ko preklopimo na drugo nalogo, morajo ta pravila zamenjati. Pri tem lahko pride do zmede, površnega branja ali napačne odločitve.

Napake so pogostejše predvsem pri nalogah, ki zahtevajo:

• natančnost,
• računanje,
• pisanje,
• branje z razumevanjem,
• varnost,
• komunikacijo,
• odločanje,
• učenje novih informacij.

Zato je večopravilnost posebej problematična pri zahtevnih miselnih nalogah. Morda lahko hkrati poslušamo glasbo in pospravljamo, veliko težje pa hkrati pišemo pomembno besedilo, odgovarjamo na sporočila in spremljamo obvestila.

Dopamin in želja po novih dražljajih

Večopravilnost je tesno povezana z dopaminom.

Dopamin je živčni prenašalec, ki sodeluje pri motivaciji, pričakovanju nagrade in učenju. Vsako novo obvestilo, sporočilo, všeček, komentar ali zanimiva informacija lahko sproži majhen občutek nagrade.

Težava je, da se možgani lahko naučijo, da je prekinjanje naloge nagrajujoče.

Ko delamo nekaj zahtevnega, je naloga lahko počasna, naporna ali dolgočasna. Telefon pa ponuja hitro novost. Možgani zato začnejo iskati krajše dražljaje, ki dajejo hitrejši občutek ugodja.

To lahko vodi v navado, da ob vsakem občutku dolgčasa, napora ali nejasnosti posežemo po telefonu.

Sčasoma postane globoka zbranost težja, ker se možgani navadijo na stalno menjavanje dražljajev. Povezavo med dopaminom in vedenjem opisujemo v članku Kako dopamin vpliva na prehranjevanje.

Večopravilnost in digitalna preobremenjenost

Sodobna večopravilnost je pogosto digitalna.

Ne preklapljamo samo med nalogami, ampak med aplikacijami, zasloni, zavihki, sporočili in informacijskimi tokovi. To ustvarja digitalno preobremenjenost.

Najpogostejši primeri so:

• stalno preverjanje e-pošte,
• več odprtih komunikacijskih kanalov,
• telefon na mizi med delom,
• obvestila iz več aplikacij,
• hkratno delo in družbena omrežja,
• spremljanje novic med nalogami,
• hitro preklapljanje med zavihki.

Digitalna preobremenjenost poveča število prekinitev, zato prefrontalni korteks težje ohranja stabilno pozornost. To je eden od razlogov, zakaj se po dolgem dnevu pred zasloni pogosto pojavi možganska megla.

Večopravilnost in možganska megla

Možganska megla je občutek nejasnega mišljenja, mentalne utrujenosti, pozabljivosti in slabše koncentracije.

Večopravilnost jo lahko poslabša, ker razbije pozornost na preveč delov. Možgani nimajo dovolj časa, da bi se poglobili v eno nalogo, zato informacije ostanejo površinske.

To se lahko kaže kot:

• težje sledenje besedilu,
• počasnejše razmišljanje,
• občutek preobremenjenosti,
• pozabljanje nalog,
• težave z odločanjem,
• občutek, da je glava polna, a nejasna,
• hitrejša mentalna utrujenost.

Možganska megla ni vedno posledica večopravilnosti, vendar jo stalno preklapljanje lahko močno okrepi. Osnovno razlago tega pojava najdete v članku Kaj je možganska megla.

Kako večopravilnost vpliva na mentalno energijo?

Mentalna energija je sposobnost možganov, da jasno, stabilno in učinkovito opravljajo miselne naloge.

Večopravilnost jo zmanjšuje, ker možgani veliko energije porabijo za upravljanje preklopov, ne za dejansko reševanje naloge.

To je podobno, kot če bi avto neprestano ustavljali in speljevali. Poraba goriva je večja, vožnja je manj tekoča, pot pa traja dlje.

Pri možganih se to kaže kot:

• hitrejša izčrpanost,
• manj potrpežljivosti,
• slabša motivacija,
• več napak,
• manj jasnosti,
• večja potreba po odmoru,
• težje dokončanje pomembnih nalog.

Praktične načine za izboljšanje mentalne energije opisujemo v članku Kako izboljšati mentalno energijo.

Večopravilnost kot stres za živčni sistem

Večopravilnost lahko deluje kot stresor.

Ko imamo občutek, da moramo spremljati veliko stvari hkrati, se živčni sistem težje umiri. Naloge se kopičijo, obvestila prihajajo, e-pošta čaka, možgani pa ves čas preverjajo, ali smo kaj spregledali.

To lahko aktivira stresni odziv.

Pri kronični večopravilnosti se lahko pojavijo:

• občutek notranje napetosti,
• težje sproščanje,
• hitrejša razdražljivost,
• občutek nujnosti,
• večja občutljivost na obvestila,
• slabša kakovost spanja,
• težje odločanje.

Stres nato še dodatno poslabša koncentracijo, ker oslabi delovanje prefrontalnega korteksa in poveča aktivnost amigdale. Povezavo med stresom in koncentracijo opisujemo v članku Kako stres vpliva na koncentracijo.

Ali večopravilnost vpliva na spanje?

Večopravilnost lahko poslabša spanec posredno.

Če smo ves dan v stanju digitalne preobremenjenosti, stalnih prekinitev in mentalnega preklapljanja, se možgani zvečer težje umirijo. Pogosto se pojavi občutek, da glava še vedno dela, tudi ko se telo ustavi.

To je še posebej izrazito, če večopravilnost vključuje večerno uporabo zaslonov, e-pošte, novic ali družbenih omrežij.

Slabši spanec nato naslednji dan zmanjša fokus, kar poveča potrebo po večopravilnosti in hitri stimulaciji. Tako nastane začaran krog.

Povezavo med stresom in spanjem opisujemo v članku Kako stres vpliva na spanec, širši vpliv slabega spanja pa v članku Kako pomanjkanje spanja vpliva na telo.

Zakaj monotasking izboljša koncentracijo?

Monotasking pomeni, da se zavestno osredotočimo na eno nalogo naenkrat.

To je nasprotje večopravilnosti.

Ko delamo eno nalogo, ima prefrontalni korteks manj preklopov, manj motenj in manj potrebe po stalnem zaviranju impulzov. To omogoča globlje razmišljanje in bolj kakovostno delo.

Monotasking pomaga pri:

• boljšem fokusu,
• manj napakah,
• hitrejšem dokončanju nalog,
• boljši mentalni energiji,
• manj stresu,
• boljšem pomnjenju,
• večji ustvarjalnosti.

Monotasking ne pomeni, da imamo v življenju samo eno obveznost. Pomeni, da v določenem časovnem bloku delamo eno stvar, nato pa se premaknemo na naslednjo.

Kako začeti z monotaskingom?

Najlažje je začeti z majhnimi časovnimi bloki.

Na primer:

• 25 minut samo ena naloga,
• 5 minut odmora,
• telefon izven vidnega polja,
• zaprti nepotrebni zavihki,
• ena naloga na seznamu,
• jasen cilj za ta blok.

Če se med delom pojavi druga misel, je ne rabimo takoj izvesti. Lahko jo zapišemo na papir in se vrnemo k glavni nalogi.

To razbremeni delovni spomin, ker možgani vedo, da informacija ni izgubljena, hkrati pa nam ni treba prekiniti dela.

Tehnika Pomodoro in delovni bloki

Tehnika Pomodoro je preprost način za treniranje fokusa.

Osnovna oblika je:

• 25 minut osredotočenega dela,
• 5 minut odmora,
• po nekaj ponovitvah daljši odmor.

Nekaterim bolj ustreza 45 minut dela in 10 minut odmora ali 50 minut dela in 10 minut odmora. Ni nujno, da je ena tehnika prava za vse.

Pomembno je, da je delovni blok res namenjen eni nalogi.

Med blokom:

• ne preverjamo telefona,
• ne odpiramo e-pošte,
• ne skačemo med zavihki,
• ne odgovarjamo na nepovezana sporočila.

Odmor pa naj bo res odmor. Če ga porabimo za telefon, možgani dobijo nove dražljaje, ne pa obnove.

Kako urediti okolje brez motenj?

Okolje močno vpliva na zbranost.

Za manj večopravilnosti pomagajo:

• izklop obvestil,
• telefon v drugem prostoru,
• manj odprtih zavihkov,
• delo v celozaslonskem načinu,
• jasen seznam nalog,
• določen čas za e-pošto,
• delovni prostor brez nepotrebnih dražljajev,
• slušalke ali tišina, če pomagajo,
• dogovor z drugimi, kdaj ne želimo prekinitev.

Največja sprememba je pogosto telefon. Če je v vidnem polju, del možganov ostaja pripravljen na preverjanje. Če ga ni v bližini, je lažje ostati pri nalogi.

Po podatkih American Psychological Association lahko preklapljanje med nalogami zmanjša učinkovitost, poveča čas izvedbe in poveča kognitivno obremenitev, predvsem pri zahtevnih nalogah.

Kaj storiti, če je večopravilnost del službe?

Včasih se večopravilnosti ne moremo popolnoma izogniti.

Nekatera dela zahtevajo odzivanje na ljudi, sporočila ali nujne naloge. V takih primerih cilj ni popolna tišina, ampak boljša struktura.

Pomaga lahko:

• združevanje podobnih nalog,
• določeni bloki za e-pošto,
• ločen čas za globoko delo,
• jasna pravila za nujne prekinitve,
• seznam prioritet,
• kratki odmori po intenzivnih obdobjih,
• manj nepotrebnih obvestil,
• dogovor o pričakovani odzivnosti.

Tudi če ne moremo odstraniti vseh prekinitev, lahko zmanjšamo tiste, ki niso nujne.

Ali glasba med delom šteje kot večopravilnost?

Odvisno od naloge in glasbe.

Pri enostavnih ali ponavljajočih se nalogah lahko glasba izboljša razpoloženje in zmanjša občutek monotonosti. Pri zahtevnih nalogah, kot so pisanje, učenje, analiza ali branje, pa je lahko moteča, posebej če ima besedilo.

Glasba z besedilom tekmuje z jezikovnimi procesi v možganih, zato lahko moti branje in pisanje.

Če želite glasbo pri delu, je pogosto boljša:

• instrumentalna glasba,
• tiha ambientalna glasba,
• zvoki narave,
• bela ali rjava zvočna kulisa,
• tišina pri najbolj zahtevnih nalogah.

Najbolje je opazovati, ali glasba res pomaga ali samo ustvarja dodatno stimulacijo.

Kdaj je slaba koncentracija razlog za skrb?

Občasna slabša koncentracija je normalna, posebej po slabem spanju, stresu, bolezni ali dolgem delu.

Toda če težave trajajo dolgo, se slabšajo ali pomembno vplivajo na življenje, je smiselno poiskati vzrok.

Z zdravnikom se je dobro posvetovati, če se pojavijo:

• dolgotrajna možganska megla,
• huda utrujenost,
• hitro slabšanje spomina,
• zmedenost,
• težave z govorom,
• omotica ali omedlevica,
• izrazita zaspanost čez dan,
• simptomi depresije ali anksioznosti,
• težave po okužbi, ki ne izzvenijo.

Vzroki so lahko različni: pomanjkanje železa ali vitamina B12, težave s ščitnico, motnje spanja, kronični stres, depresija, anksioznost, sladkorna bolezen ali druga zdravstvena stanja.

Praktični nasveti za manj večopravilnosti

• Začnite dan z eno glavno nalogo.
• Pred začetkom dela določite, kaj je cilj naslednjih 25 do 50 minut.
• Telefon pospravite iz vidnega polja.
• Izklopite nepotrebna obvestila.
• E-pošto preverjajte v določenih časovnih blokih.
• Zaprite nepotrebne zavihke.
• Če se pojavi nova misel, jo zapišite, namesto da takoj prekinete delo.
• Uporabljajte kratke odmore brez telefona.
• Podobne naloge združite skupaj.
• Najzahtevnejše naloge opravite v delu dneva, ko imate največ energije.
• Zvečer zmanjšajte digitalno stimulacijo.
• Vsak dan trenirajte vsaj en blok monotaskinga.

Zaključek

Večopravilnost zmanjšuje koncentracijo zato, ker možgani pri zahtevnih nalogah ne delajo več stvari hkrati, ampak hitro preklapljajo med njimi. Vsak preklop porabi energijo, obremeni prefrontalni korteks, poveča možnost napak in zmanjša globoko zbranost.

Čeprav multitasking daje občutek produktivnosti, pogosto vodi v nasprotno: več mentalne utrujenosti, slabši spomin, manj kakovostno delo, več stresa in večjo raztresenost. Posebej škodljiv postane takrat, ko je povezan z digitalnimi obvestili, stalnim preverjanjem telefona in občutkom, da moramo biti vedno dosegljivi.

Boljša pot je monotasking: ena naloga, en časovni blok, manj motenj in redni odmori. Ko možganom omogočimo, da nekaj časa ostanejo pri eni stvari, se fokus izboljša, delo postane kakovostnejše, mentalna energija pa se porablja bolj učinkovito.

Pogosta vprašanja

Dodatna vprašanja in odgovori

Kako večopravilnost vpliva na prefrontalni korteks?

Večopravilnost preobremeni prefrontalni korteks, ker mora ta neprestano preklapljati med nalogami, zavirati motnje in znova vzpostavljati pozornost.

Zakaj večopravilnost poveča napake?

Ker se med preklapljanjem izgubi del konteksta, delovni spomin je bolj obremenjen, pozornost pa ni več popolnoma usmerjena v eno nalogo.

Kako večopravilnost vpliva na spomin?

Večopravilnost zmanjša kakovost pozornosti, zato se informacije težje prenesejo v dolgoročni spomin.

Zakaj digitalna obvestila tako motijo delo?

Ker vsako obvestilo prekine tok misli in sproži impulz preverjanja, tudi če se nanj ne odzovemo takoj.

Kako zmanjšati večopravilnost pri delu?

Pomagajo izklop obvestil, telefon izven vidnega polja, delovni bloki, načrtovani časi za e-pošto in ena glavna naloga naenkrat.

Zakaj je globoko delo boljše od večopravilnosti?

Ker globoko delo omogoča daljšo zbranost, boljše razumevanje, manj napak in kakovostnejše rezultate.

Ali se lahko ponovno naučimo boljše zbranosti?

Da. Z rednim monotaskingom, manj obvestili, delovnimi bloki in odmori brez telefona se lahko sposobnost zbranosti postopoma izboljša.

Kdaj je slaba koncentracija lahko znak zdravstvene težave?

Če traja dolgo, se slabša ali jo spremljajo huda utrujenost, zmedenost, težave s spominom ali drugi nenavadni simptomi, je smiseln posvet z zdravnikom.